FormCourier CRM – безкоштовний CRM-плагін для WordPress
Швидкий старт
Надійно та безпечно
Результат із першого дня
Інтеграція WordPress із CRM без сторонніх сервісів
FormCourier CRM допомагає з’єднати форми WordPress із HubSpot або Pipedrive та автоматично передавати звернення потенційних клієнтів до вибраної системи. Така інтеграція сайту з CRM позбавляє співробітників необхідності вручну копіювати ім’я, телефон, електронну пошту та інші відомості з повідомлень форми. Плагін працює безпосередньо на WordPress-сайті. Після надсилання форми він обробляє отримані значення, зіставляє їх із потрібними полями та передає інформацію до CRM. Залежно від вибраних налаштувань там створюється або оновлюється контакт, лід чи угода. FormBridge CRM Lite підходить для сайтів, що використовують Contact Form 7 або WPForms. Налаштування виконується через зрозумілий інтерфейс в адміністративній панелі WordPress і не потребує розробки окремого програмного рішення.
Автоматичне передавання заявок із сайту до CRM
Після заповнення форми відвідувачем дані автоматично надсилаються до HubSpot або Pipedrive. Нове звернення стає доступним співробітникам практично відразу, тому менеджеру не доводиться переносити його з електронної пошти або адміністративної панелі сайту вручну.
Автоматизація допомагає:
- скоротити час між надсиланням форми та початком обробки звернення;
- знизити ризик помилок під час ручного копіювання інформації;
- зберігати звернення в єдиній системі;
- створювати контакти, ліди та угоди за заданими правилами;
- швидше передавати нових клієнтів у роботу відділу продажів.
Використовуючи CRM для заявок, компанія отримує більш упорядкований процес обробки звернень. Менеджери бачать нові записи разом із контактними даними та можуть продовжити роботу у звичному інтерфейсі HubSpot або Pipedrive.
Результат кожного надсилання зберігається в локальному журналі плагіна. Це дає змогу перевірити, чи з’явилися заявки в CRM-системі, а також швидко знайти можливу помилку підключення або зіставлення полів.
Пряма інтеграція з CRM через API
FormCourier CRM підключається до HubSpot або Pipedrive через офіційний програмний інтерфейс вибраної платформи. Така інтеграція з CRM дає змогу передавати відомості безпосередньо між WordPress-сайтом і системою керування клієнтами.
У налаштуваннях плагіна адміністратор указує дані доступу, вибирає форму, що використовується, і визначає, до яких полів CRM має потрапляти отримана інформація. Перед початком роботи з’єднання можна перевірити вбудованим інструментом тестування.
Під час надсилання форми плагін виконує кілька послідовних дій:
- Отримує та очищує введені користувачем значення.
- Визначає назву та ідентифікатор форми.
- Застосовує налаштоване зіставлення полів.
- Надсилає підготовлені дані через API.
- Отримує відповідь HubSpot або Pipedrive.
- Зберігає результат операції в журналі WordPress.
Така CRM-інтеграція не потребує створення окремого обробника для кожної форми. Основні параметри налаштовуються через адміністративну панель, тому підключення можна виконати без самостійної розробки API-запитів.
Робота без Zapier, Make та інших сервісів-посередників
Для передавання звернень не потрібно створювати сценарії в Zapier, Make або інших зовнішніх платформах автоматизації. FormCourier CRM виконує обмін даними безпосередньо на стороні WordPress і надсилає підготовлену інформацію до вибраної CRM.
Це дає кілька переваг:
- немає додаткового хмарного сервісу між сайтом і CRM;
- не потрібно оплачувати окрему підписку на платформу автоматизації;
- налаштування розміщені всередині WordPress;
- зменшується кількість проміжних етапів обробки;
- дані не передаються на сервер розробника FormCourier.
Такий підхід особливо зручний для невеликих компаній, розробників і вебстудій, яким потрібен простий CRM-плагін для WordPress без складної інфраструктури. Після встановлення достатньо підключити HubSpot або Pipedrive, налаштувати відповідність полів і перевірити передавання тестової форми.
При цьому необхідно враховувати особливості Lite-версії. Плагін надсилає інформацію відразу після заповнення форми та не використовує фонову чергу з автоматичними повторними спробами. Якщо CRM тимчасово недоступна, відомості про помилку можна переглянути в журналі надсилань.
Які дані можна передавати з WordPress до CRM
Плагін дає змогу з’єднати поля Contact Form 7 або WPForms зі стандартними та підтримуваними користувацькими полями вибраної CRM. Конкретний набір інформації, що передається, залежить від структури форми та налаштованого зіставлення.
Зазвичай до CRM передаються:
- ім’я та прізвище клієнта;
- адреса електронної пошти;
- номер телефону;
- назва компанії;
- текст звернення;
- вибрана послуга;
- назва та ідентифікатор форми;
- додаткові значення, додані власником сайту.
У HubSpot отримана інформація може використовуватися для створення або оновлення контакту. Після ввімкнення відповідного режиму плагін також створює пов’язану угоду.
У Pipedrive дані можна використовувати для створення або оновлення контакту, ліда чи угоди. Текст повідомлення за відповідного налаштування зберігається як примітка, пов’язана зі створеним записом.
Перед надсиланням CRM-дані обробляються WordPress-плагіном і розподіляються відповідно до встановлених правил. Наприклад, поле імені можна пов’язати з ім’ям контакту, телефон – із номером клієнта, а текст звернення – з повідомленням або приміткою.
Докладний вміст запитів за замовчуванням не зберігається в журналі. Якщо розширене журналювання ввімкнено, конфіденційні значення маскуються, а токени доступу до CRM зберігаються в зашифрованому вигляді.
Підключіть Contact Form 7 до CRM
FormCourier CRM дає змогу з’єднати форми Contact Form 7 із HubSpot або Pipedrive та автоматично передавати звернення відвідувачів до системи керування клієнтами. Після надсилання форми плагін отримує заповнені значення, зіставляє їх із потрібними полями та створює або оновлює відповідний запис.
Для підключення не потрібно розробляти власний обробник форми або вручну налаштовувати API-запити. Основні параметри доступні в адміністративній панелі WordPress: вибір CRM, додавання токена доступу, перевірка з’єднання та налаштування відповідностей між полями.
Інтеграція підходить для контактних форм, заявок на консультацію, запитів вартості, запису на послуги та інших сценаріїв, у яких дані відвідувача мають швидко надходити менеджеру.
Contact Form 7 HubSpot – створення та оновлення контактів
Зв’язка Contact Form 7 HubSpot дає змогу автоматично передавати дані відвідувача до бази контактів HubSpot. Після надсилання форми плагін перевіряє адресу електронної пошти та виконує одну з двох дій:
- оновлює контакт, якщо запис із таким email уже існує;
- створює новий контакт, якщо збіг не знайдено.
Такий механізм допомагає підтримувати клієнтську базу в актуальному стані та зменшує ймовірність появи кількох контактів з однаковою адресою електронної пошти.
До HubSpot можна передавати:
- ім’я;
- прізвище;
- email;
- телефон;
- назву компанії;
- повідомлення відвідувача;
- інші значення, пов’язані з доступними властивостями контакту.
Під час налаштування режиму Contact + Deal після створення або оновлення контакту плагін також формує пов’язану угоду. Адміністратор може вказати ідентифікатор воронки та етап, на якому має з’явитися новий запис.
Назва угоди формується автоматично на основі даних форми, імені відвідувача або його адреси електронної пошти. Завдяки цьому нова заявка відразу стає доступною співробітникам, які працюють із продажами в HubSpot.
Інтеграція HubSpot WordPress form особливо корисна для сайтів, де звернення раніше надходили лише на електронну пошту. Замість ручного перенесення даних менеджер отримує готовий контакт і, за потреби, пов’язану з ним угоду.
Слід ураховувати, що зіставлення в безкоштовній версії насамперед стосується властивостей контакту. Окреме налаштування довільних полів угоди у FormCourier CRM не передбачено.
Contact Form 7 Pipedrive – передавання заявок до CRM
Зв’язка Contact Form 7 Pipedrive допомагає автоматично створювати робочі записи в Pipedrive після заповнення форми на сайті. Залежно від налаштувань плагін може працювати з контактом, лідом або угодою.
Спочатку система намагається знайти наявну особу за email або номером телефону. Якщо контакт знайдено, його дані оновлюються. Якщо збігів немає, у Pipedrive створюється новий Person.
Після обробки контакту плагін може:
- створити новий Lead;
- створити нову Deal;
- оновити знайдений відкритий запис;
- прив’язати лід або угоду до контакту;
- зберегти текст звернення як примітку.
Адміністратор вибирає тип сутності, що створюється, у налаштуваннях плагіна. Для угоди можна додатково вказати:
- воронку;
- етап;
- відповідального співробітника;
- валюту.
Така Pipedrive-інтеграція дає змогу спрямовувати звернення відразу до робочого процесу відділу продажів. Менеджеру не доводиться відкривати повідомлення Contact Form 7, копіювати телефон клієнта та вручну створювати нову угоду.
Якщо у формі є поле з назвою організації, плагін може передати його до Pipedrive. Однак безкоштовна версія не гарантує автоматичний пошук і об’єднання однакових організацій, тому структуру даних бажано перевірити після тестового надсилання.
Текст запитання, коментаря або опису послуги можна зберегти у вигляді Note. Це дає змогу менеджеру бачити не лише контактні дані, а й зміст звернення безпосередньо в картці Pipedrive.
Зіставлення полів Contact Form 7 із полями CRM
Щоб CRM правильно розпізнавала отриману інформацію, необхідно вказати відповідність між назвами полів Contact Form 7 і полями призначення.
Наприклад:
| Поле Contact Form 7 | Поле призначення |
|---|---|
| your-name | Ім’я контакту |
| your-email | |
| your-tel | Телефон |
| your-company | Компанія |
| your-message | Повідомлення або примітка |
Налаштування виконується у вкладці Forms & Mapping. Користувач може додавати рядки, вибирати поля призначення та видаляти непотрібні зв’язки.
Порядок налаштування:
- Відкрийте панель керування FormCourier CRM.
- Виберіть Contact Form 7 як плагін форм, що використовується.
- Укажіть HubSpot або Pipedrive.
- Перейдіть до таблиці зіставлення.
- Введіть назву поля Contact Form 7.
- Виберіть відповідне поле CRM.
- Збережіть зміни.
- Надішліть тестову форму.
Правильне зіставлення особливо важливе для обов’язкових значень. Наприклад, HubSpot використовує email для пошуку наявного контакту, тому поле електронної пошти має бути пов’язане з відповідною властивістю.
У Lite-версії використовується глобальна таблиця відповідностей для кожної підтримуваної комбінації форми та CRM. Це означає, що всі форми Contact Form 7, які передаються до однієї системи, використовують спільні правила.
Якщо на сайті розміщено кілька форм, рекомендується використовувати однакові назви для аналогічних полів. Наприклад, поле телефону в усіх формах можна назвати your-tel, а поле повідомлення – your-message. Це спрощує налаштування та знижує ризик неправильного розподілу значень.
Через зіставлення можна передавати не лише стандартну контактну інформацію, а й додаткові відомості:
- вибрану послугу;
- зручний час дзвінка;
- регіон клієнта;
- тип консультації;
- бюджет;
- джерело звернення;
- довільне текстове значення.
Підтримка конкретного користувацького поля залежить від вибраної CRM та її API. Перед запуском рекомендується виконати тестове надсилання та перевірити результат у картці контакту, ліда або угоди.
Додаткова перевірка email у Contact Form 7
FormCourier CRM містить додаткову перевірку домену електронної пошти для форм Contact Form 7. Цю функцію можна ввімкнути в загальних налаштуваннях плагіна.
Під час перевірки аналізуються:
- формат адреси електронної пошти;
- наявність MX-запису в домену;
- наявність A-запису, якщо MX-запис не знайдено.
MX-запис указує, які сервери приймають пошту для конкретного домену. Якщо домен не містить поштових або звичайних DNS-записів, адресу може бути відхилено до надсилання форми.
Така перевірка допомагає зменшити кількість звернень із явно неіснуючими доменами та помилками після символу @. Наприклад, вона може виявити адресу, введену з доменом, який узагалі не зареєстрований або не налаштований для роботи.
Водночас функція не підтверджує існування конкретної поштової скриньки. Наявність DNS-записів означає лише те, що домен здатний приймати пошту. Тому перевірку не слід розглядати як повноцінний інструмент захисту від спаму або гарантовану верифікацію email.
Для надійнішої фільтрації небажаних надсилань її можна використовувати разом із:
- вбудованими засобами Contact Form 7;
- CAPTCHA;
- антиспам-плагіном;
- обмеженням частоти надсилань;
- серверною фільтрацією підозрілих запитів.
Після успішної перевірки форми дані передаються до вибраної CRM за налаштованими правилами. Якщо адреса не проходить валідацію, користувач отримує повідомлення про помилку та може виправити введене значення перед повторним надсиланням.
Інтеграція WPForms із HubSpot і Pipedrive
FormCourier CRM дає змогу підключити форми WPForms до HubSpot або Pipedrive та автоматично передавати звернення відвідувачів до вибраної системи. Після надсилання форми плагін отримує заповнені значення, пов’язує їх із потрібними полями та створює або оновлює відповідні записи.
Така інтеграція підходить для:
- контактних форм;
- заявок на консультацію;
- запитів вартості;
- запису на послуги;
- замовлень зворотного дзвінка;
- форм попереднього розрахунку;
- звернень потенційних клієнтів.
Налаштування виконується безпосередньо в адміністративній панелі WordPress. Користувачеві потрібно вибрати WPForms, підключити одну з підтримуваних CRM, указати дані доступу та налаштувати відповідності між полями.
У безкоштовній версії одночасно використовується одна вибрана комбінація плагіна форм і CRM. Наприклад, можна налаштувати передавання заявок із WPForms до HubSpot або з WPForms до Pipedrive.
WPForms HubSpot – автоматичне передавання контактів
Зв’язка WPForms HubSpot дає змогу автоматично створювати й оновлювати контакти в HubSpot після заповнення форми на WordPress-сайті.
Основним ідентифікатором контакту є адреса електронної пошти. Після отримання даних плагін перевіряє, чи існує в HubSpot контакт із зазначеним email.
Залежно від результату FormCourier CRM:
- оновлює наявний контакт;
- створює новий контакт;
- передає значення до пов’язаних властивостей;
- записує результат операції до журналу WordPress.
До HubSpot можна надсилати ім’я, прізвище, телефон, email, назву компанії та інші значення, для яких налаштовано відповідність. Це дає змогу підтримувати клієнтську базу в актуальному стані та зменшує потребу в ручному перенесенні інформації.
Під час використання режиму Contact + Deal плагін додатково створює угоду, пов’язану з обробленим контактом. Для неї можна вказати ідентифікатор воронки та етапу.
Загальний сценарій має такий вигляд:
- Відвідувач надсилає форму WPForms.
- Плагін отримує заповнені дані.
- Контакт шукається в HubSpot за email.
- Наявний запис оновлюється або створюється новий.
- Якщо режим увімкнено, створюється пов’язана угода.
- Результат зберігається в журналі.
Така WordPress HubSpot integration допомагає швидше передавати нові звернення відділу продажів. Менеджер отримує готову картку клієнта, а за відповідного налаштування – також нову угоду у вибраній воронці.
Необхідно враховувати, що візуальне зіставлення в Lite-версії призначене насамперед для властивостей контакту. Окреме налаштування довільних полів створюваної угоди не передбачено.
WPForms Pipedrive – створення лідів та угод
Зв’язка WPForms Pipedrive дає змогу надсилати дані відвідувачів до Pipedrive та створювати на їх основі контакти, ліди або угоди.
Спочатку плагін намагається знайти наявну особу за адресою електронної пошти або телефоном. Якщо запис знайдено, контактні відомості оновлюються. Якщо збігів немає, створюється новий Person.
Після обробки контакту плагін працює в одному з двох режимів:
- створення Lead;
- створення Deal.
Тип сутності вибирається в налаштуваннях FormCourier CRM.
Під час створення угоди можна вказати:
- воронку продажів;
- етап угоди;
- відповідального користувача;
- валюту;
- назву угоди.
Якщо у формі передається текст звернення, його можна зберегти як примітку. Це дає змогу менеджеру відразу побачити, яку послугу вибрав відвідувач, яке запитання він поставив або яку інформацію додав до заявки.
Приклад послідовності обробки:
- Користувач заповнює WPForms.
- FormCourier CRM отримує значення полів.
- У Pipedrive виконується пошук контакту.
- Контакт створюється або оновлюється.
- Формується новий лід або угода.
- Повідомлення додається як примітка.
- Результат відображається в журналі плагіна.
Таке налаштування допомагає впорядкувати ліди в CRM і швидше передавати нові звернення в роботу відділу продажів. Співробітникові не доводиться вручну створювати Person, копіювати номер телефону та додавати окрему угоду.
Плагін також підтримує передавання інформації до користувацьких полів Pipedrive. Для цього необхідно вказати правильний внутрішній ключ поля та перевірити результат за допомогою тестового надсилання.
Зіставлення ID полів WPForms із полями CRM
У WPForms кожне поле має власний числовий ідентифікатор. FormCourier CRM використовує ці ID, щоб визначити, яке значення необхідно передати до конкретного поля HubSpot або Pipedrive.
Наприклад:
| ID поля WPForms | Вміст форми | Поле призначення |
|---|---|---|
| 2 | Ім’я | Ім’я контакту |
| 3 | Адреса електронної пошти | |
| 4 | Телефон | Номер телефону |
| 5 | Компанія | Назва організації |
| 6 | Повідомлення | Повідомлення або примітка |
Щоб дізнатися ID потрібного елемента, необхідно відкрити форму в редакторі WPForms і переглянути параметри відповідного поля.
Налаштування зіставлення виконується так:
- Відкрийте FormCourier CRM у панелі WordPress.
- Виберіть WPForms як активний плагін форм.
- Укажіть HubSpot або Pipedrive.
- Перейдіть до вкладки Forms & Mapping.
- Додайте ID поля WPForms.
- Виберіть поле призначення.
- Повторіть налаштування для інших значень.
- Збережіть зміни.
- Надішліть тестову форму.
Особливу увагу необхідно приділити полю email. Для HubSpot воно використовується під час пошуку наявного контакту, тому неправильний ID може призвести до помилки обробки або створення неповного запису.
У безкоштовній версії використовується глобальна таблиця відповідностей для вибраної комбінації WPForms і CRM. Окремі правила для кожної форми не підтримуються.
Якщо на сайті використовується кілька форм, бажано дотримуватися однакової структури. Наприклад, у кожній формі можна призначити одному й тому самому типу даних однаковий ID або заздалегідь урахувати відмінності під час планування інтеграції.
Зіставлення дає змогу налаштувати дані CRM без зміни PHP-коду. Адміністратор керує зв’язками через інтерфейс WordPress і може додавати або видаляти рядки в міру зміни форми.
Які дані WPForms можна надсилати до CRM
Набір відомостей, що передаються, залежить від полів, доданих до WPForms, і можливостей вибраної CRM.
Зазвичай можна надсилати:
- ім’я;
- прізвище;
- email;
- телефон;
- назву компанії;
- текст звернення;
- вибрану послугу;
- зручний час для зв’язку;
- регіон або місто;
- орієнтовний бюджет;
- додатковий коментар;
- користувацькі значення.
У HubSpot інформація насамперед використовується для створення або оновлення контакту. Якщо ввімкнено режим Contact + Deal, після обробки контакту формується пов’язана угода.
У Pipedrive дані можуть використовуватися для створення:
- Person;
- Organization;
- Lead;
- Deal;
- Note.
Конкретне призначення кожного значення визначається налаштуванням зіставлення. Наприклад, поле із запитанням клієнта можна надіслати до примітки, а вибрану послугу – до користувацького поля контакту або угоди.
Під час передавання через WordPress form to CRM плагін також додає технічну інформацію про форму, зокрема її ідентифікатор і назву. Це допомагає визначити, звідки надійшло звернення, особливо якщо на сайті використовується кілька форм.
Перед запуском рекомендується виконати тест:
- Заповнити WPForms реальними тестовими даними.
- Перевірити створений контакт.
- Переконатися, що телефон і email потрапили до правильних полів.
- Перевірити наявність ліда або угоди.
- Відкрити примітку з текстом звернення.
- Переглянути результат у журналі WordPress.
Якщо якесь значення відсутнє або потрапило не до того поля, необхідно перевірити ID елемента WPForms і вибране поле призначення. Такий підхід дає змогу виявити помилки до того, як інтеграція почне обробляти звернення реальних клієнтів.
Автоматична обробка заявок і лідів у CRM
FormCourier CRM автоматизує шлях звернення від форми на WordPress-сайті до картки клієнта в HubSpot або Pipedrive. Після надсилання Contact Form 7 або WPForms плагін отримує заповнені значення, обробляє їх і виконує дію, передбачену налаштуваннями вибраної системи.
Залежно від підключеної платформи результатом може бути:
- новий або оновлений контакт;
- лід у Pipedrive;
- угода в HubSpot або Pipedrive;
- примітка з текстом звернення;
- запис про результат надсилання в журналі WordPress.
Автоматизація скорочує кількість ручних операцій і допомагає швидше передавати звернення менеджерам. Співробітникові не доводиться відкривати повідомлення форми, копіювати ім’я, телефон і email, а потім самостійно створювати картку клієнта.
Плагін виконує надсилання безпосередньо під час обробки форми. У безкоштовній версії немає фонової черги та автоматичних повторних спроб, тому результат кожної операції рекомендується контролювати через вбудований журнал.
Як заявки із сайту потрапляють до CRM-системи
Процес починається після того, як відвідувач заповнює форму Contact Form 7 або WPForms і натискає кнопку надсилання. FormCourier CRM підключається до обробки форми, отримує введені значення та готує їх до передавання.
Загальний сценарій складається з кількох етапів:
- Відвідувач надсилає форму на сайті.
- Плагін отримує значення заповнених полів.
- Дані очищуються та приводяться до відповідного формату.
- Застосовується налаштоване зіставлення полів.
- Інформація надсилається до HubSpot або Pipedrive.
- CRM створює або оновлює необхідну сутність.
- Результат операції зберігається в журналі WordPress.
Разом із контактною інформацією плагін може передавати назву та ідентифікатор форми. Ці технічні відомості допомагають визначити джерело звернення, коли на сайті розміщено кілька форм.
Наприклад, відвідувач може надіслати запит на консультацію зі сторінки послуги. Після обробки в системі з’явиться контакт із його ім’ям, email і телефоном. Залежно від налаштувань також може бути створена угода або запис потенційного клієнта.
Для коректного передавання необхідно заздалегідь пов’язати поля форми з полями призначення. Якщо email, телефон або повідомлення зіставлено неправильно, відповідне значення може бути відсутнім у створеній картці. Тому перед запуском рекомендується виконати тестове надсилання.
Створення нових лідів у CRM
Лід – це потенційний клієнт, який виявив інтерес до товару або послуги, але ще не пройшов усі етапи продажу. Підставою для його створення може бути форма зворотного дзвінка, запит вартості, заявка на консультацію або інше звернення із сайту.
У FormCourier CRM окрема сутність Lead доступна під час роботи з Pipedrive. Після отримання форми плагін спочатку обробляє контакт, а потім створює або оновлює пов’язаний запис потенційного продажу.
Послідовність обробки має такий вигляд:
- Виконується пошук особи за email або телефоном.
- Знайдений контакт оновлюється або створюється новий Person.
- Перевіряється наявність відповідного відкритого ліда.
- Наявний запис оновлюється або створюється новий.
- Текст звернення за відповідного мапінгу додається як Note.
Такий підхід допомагає об’єднати контактні відомості та інформацію про потребу клієнта. Менеджер бачить не лише ім’я й номер телефону, а й текст запитання, вибрану послугу або інші значення, передані з форми.
У HubSpot плагін працює з контактами та угодами. Тому для цієї платформи звернення спочатку стає контактом, а після ввімкнення режиму Contact + Deal – пов’язаною угодою.
Автоматичне створення робочих сутностей допомагає впорядкувати CRM-завдання відділу продажів. Нові звернення не залишаються лише серед листів, а відразу надходять до системи, де співробітники продовжують їх обробку.
Оновлення даних наявних клієнтів
Перед створенням нового контакту FormCourier CRM намагається визначити, чи є клієнт у підключеній системі.
У HubSpot пошук виконується за адресою електронної пошти. Якщо контакт уже існує, плагін оновлює його властивості замість створення нового запису. Якщо збіг не знайдено, додається новий контакт.
У Pipedrive особу можна знайти за:
- email;
- номером телефону.
Після виявлення наявного Person його відомості оновлюються значеннями з надісланої форми. Це дає змогу доповнити картку клієнта актуальним номером телефону, назвою компанії або іншими даними.
Наприклад, людина могла раніше залишити лише email, а під час повторного звернення вказати ім’я та телефон. Після обробки форми її наявну картку буде доповнено новою інформацією.
Оновлення контактів допомагає:
- підтримувати клієнтську базу в актуальному стані;
- зменшувати кількість повторних записів;
- об’єднувати послідовні звернення однієї людини;
- зберігати нові контактні відомості;
- продовжувати роботу з клієнтом у наявній картці.
Механізм не слід вважати повною універсальною дедуплікацією. Можливість пошуку та критерії збігу залежать від конкретної CRM і типу сутності. Наприклад, автоматичне об’єднання однакових організацій у безкоштовній версії не гарантується.
Створення угод і передавання заявок до воронки продажів
FormCourier CRM може перетворювати звернення із сайту на угоду, з якою менеджер продовжить роботу в CRM.
У HubSpot використовується режим Contact + Deal. Спочатку плагін створює або оновлює контакт, після чого формує пов’язану з ним угоду. У налаштуваннях можна вказати:
- Pipeline ID;
- Deal Stage ID.
Назва угоди формується автоматично на основі імені, email або назви форми. Завдяки цьому менеджеру простіше визначити клієнта та джерело звернення.
У Pipedrive режим Deal дає змогу додатково налаштувати:
- воронку;
- етап;
- відповідального користувача;
- валюту;
- дані контакту;
- користувацькі поля.
Передавання звернення до воронки допомагає відразу призначити йому початковий статус. Наприклад, новий запис може з’являтися на етапі «Нова заявка», після чого співробітник переводить його далі в міру спілкування з клієнтом.
Автоматизація вирішує кілька практичних завдань:
- скорочує час створення угоди;
- зменшує кількість пропущених звернень;
- стандартизує початковий етап обробки;
- зберігає зв’язок угоди з контактом;
- передає менеджеру зміст запиту.
Таким чином, основні завдання CRM-системи доповнюються автоматичним отриманням інформації з WordPress-сайту. Менеджери працюють із готовими картками, а не переносять відомості вручну.
Водночас плагін не керує подальшим рухом угоди та не замінює бізнес-процеси самої CRM. Після створення запису етапи продажів, завдання співробітників і комунікації контролюються засобами HubSpot або Pipedrive.
Контроль результатів через журнал заявок
Кожна спроба передавання даних фіксується в локальному журналі FormCourier CRM. Він допомагає перевірити, чи була форма успішно оброблена та яку відповідь повернула підключена система.
Для кожної операції можуть відображатися:
- дата й час;
- статус;
- виконана дія;
- використовуваний плагін форми;
- вибрана CRM;
- ідентифікатор і назва форми;
- замаскований email;
- повідомлення про результат;
- підготовлений запит;
- відповідь зовнішнього API.
Записи можна фільтрувати за успішними та невдалими операціями. Також доступні пошук, посторінковий перегляд, видалення окремого запису та повне очищення журналу.
Якщо контакт, лід або угода не з’явилися в системі, журнал допомагає визначити можливу причину:
- неправильний API-токен;
- недостатні права доступу;
- відсутнє обов’язкове поле;
- неправильне зіставлення;
- некоректний email;
- помилка зовнішнього API;
- тимчасова недоступність сервісу.
Докладний вміст запитів і відповідей за замовчуванням не зберігається. Після ввімкнення розширеного журналювання конфіденційні відомості маскуються, зокрема email, телефони, повідомлення, адреси та дані авторизації.
Журнал особливо важливий для Lite-версії, оскільки передавання виконується відразу та не супроводжується автоматичними повторними спробами. Якщо HubSpot або Pipedrive тимчасово недоступні, адміністратор побачить помилку та зможе повторно перевірити форму після відновлення з’єднання.
Перед повноцінним запуском рекомендується:
- Надіслати тестову форму.
- Знайти створений контакт.
- Перевірити наявність ліда або угоди.
- Порівняти значення полів.
- Переконатися, що примітку додано правильно.
- Перевірити успішний статус у журналі.
Такий контроль дає змогу переконатися, що CRM-заявки обробляються відповідно до налаштувань, до початку роботи зі зверненнями реальних відвідувачів.
Як безкоштовно встановити CRM-плагін на WordPress
FormCourier CRM встановлюється як звичайний WordPress-плагін і не потребує розгортання окремої CRM на сервері сайту. Після активації він з’єднує Contact Form 7 або WPForms із наявним обліковим записом HubSpot чи Pipedrive.
Важливо враховувати різницю між CRM-системою та інтеграційним модулем. FormCourier CRM не замінює HubSpot або Pipedrive, а передає до них інформацію, отриману через форми WordPress.
Щоб безкоштовно встановити CRM у межах цієї інтеграції, необхідно:
- Підготувати WordPress-сайт.
- Встановити Contact Form 7 або WPForms.
- Завантажити FormCourier CRM.
- Підключити обліковий запис HubSpot або Pipedrive.
- Налаштувати відповідності між полями.
- Надіслати тестову форму.
- Перевірити створений запис і журнал операцій.
Для базового налаштування не потрібно самостійно писати PHP-код або створювати API-запити. Більшість дій виконується через адміністративний інтерфейс плагіна. CRM-плагін можна безкоштовно завантажити в каталозі плагінів WordPress або на сайті.
Системні вимоги FormCourier CRM
Перед встановленням рекомендується перевірити сервер, версію WordPress і наявність необхідних компонентів.
Основні вимоги:
- WordPress версії 6.2 або новішої;
- PHP версії 7.4 або новішої;
- активне розширення PHP OpenSSL;
- встановлений Contact Form 7 або WPForms;
- обліковий запис HubSpot або Pipedrive;
- доступ до API вибраної системи;
- можливість виконувати вихідні HTTPS-запити із сервера.
Використання HTTPS для WordPress-сайту наполегливо рекомендується. Це захищає дані відвідувачів під час надсилання форми та відповідає сучасним вимогам безпеки.
Навіщо потрібен PHP OpenSSL
FormCourier CRM використовує OpenSSL для шифрування токенів доступу. HubSpot Access Token і Pipedrive API Token не повинні зберігатися в базі WordPress у відкритому вигляді.
Для захисту використовується шифрування AES-256-GCM. Ключ формується на основі секретних ключів і salts конкретної інсталяції WordPress.
Якщо OpenSSL недоступний, плагін не зберігає новий токен у небезпечний спосіб. Адміністратор отримує повідомлення про необхідність увімкнути відповідне розширення PHP.
Перевірити OpenSSL можна:
- у розділі «Інструменти» → «Здоров’я сайту»;
- через інформацію про конфігурацію PHP;
- у панелі керування хостингом;
- звернувшись до технічної підтримки хостингу.
Вимоги до плагіна форм
Для роботи необхідно встановити хоча б один підтримуваний конструктор форм:
- Contact Form 7;
- WPForms.
Форму бажано створити й протестувати до налаштування інтеграції. Переконайтеся, що вона коректно надсилається без FormCourier CRM і містить необхідні поля: ім’я, email, телефон або повідомлення.
Вимоги до CRM
Користувачеві знадобиться чинний обліковий запис однієї з підтримуваних платформ:
- HubSpot;
- Pipedrive.
Залежно від вибраної системи необхідно підготувати токен доступу, домен компанії та інші параметри. Обліковий запис повинен мати права на створення або зміну потрібних сутностей.
Встановлення та активація CRM-плагіна
FormCourier CRM можна встановити із ZIP-архіву через стандартний інтерфейс WordPress.
Порядок встановлення:
- Завантажте архів плагіна на комп’ютер.
- Увійдіть до адміністративної панелі WordPress.
- Відкрийте розділ «Плагіни».
- Натисніть «Додати новий».
- Виберіть «Завантажити плагін».
- Укажіть ZIP-архів FormCourier CRM.
- Натисніть «Встановити».
- Після завершення натисніть «Активувати».
Розпаковувати ZIP-файл перед завантаженням через WordPress не потрібно. Система самостійно витягне вміст архіву до каталогу плагінів.
Після активації в адміністративному меню з’явиться розділ FormCourier CRM. У ньому доступні основні вкладки:
- загальні налаштування;
- підключення CRM;
- форми та зіставлення;
- журнал надсилань.
Початкове налаштування
Відкрийте загальні налаштування та виконайте такі дії:
- Увімкніть інтеграцію.
- Виберіть Contact Form 7 або WPForms.
- Виберіть HubSpot або Pipedrive.
- За потреби увімкніть перевірку email.
- Визначте режим ведення журналу.
- Збережіть зміни.
Докладне журналювання краще вмикати лише для діагностики. За замовчуванням плагін не зберігає повні тіла запитів і відповідей, що зменшує обсяг персональних відомостей, які зберігаються.
Для Contact Form 7 додатково доступна перевірка домену електронної пошти за DNS. Вона допомагає виявляти адреси з неіснуючими або неправильно вказаними доменами.
Підключення HubSpot або Pipedrive
Після вибору CRM відкрийте вкладку з параметрами підключення.
Підключення HubSpot
Для HubSpot необхідно додати Access Token із дозволами, достатніми для роботи з контактами та, за потреби, угодами.
Порядок підключення:
- Створіть приватний застосунок у HubSpot.
- Надайте йому необхідні дозволи.
- Скопіюйте токен доступу.
- Вставте токен у налаштування FormCourier CRM.
- Виберіть режим роботи.
- Укажіть параметри угоди, якщо вона має створюватися.
- Збережіть налаштування.
- Запустіть вбудовану перевірку з’єднання.
Плагін підтримує два основні режими:
- Contact;
- Contact + Deal.
У режимі Contact створюється або оновлюється лише контакт. У режимі Contact + Deal після обробки контакту формується пов’язана угода.
Для створення угоди можуть знадобитися:
- Pipeline ID;
- Deal Stage ID.
Якщо ці значення вказано неправильно, HubSpot може відхилити запит або створити запис не в тому місці, яке очікував адміністратор.
Підключення Pipedrive
Для Pipedrive знадобляться:
- домен компанії;
- API Token;
- вибраний тип сутності;
- додаткові параметри воронки.
Приклад домену:
companyname.pipedrive.com
Порядок підключення:
- Відкрийте налаштування Pipedrive.
- Знайдіть персональний API-токен.
- Скопіюйте домен облікового запису.
- Додайте обидва значення до FormCourier CRM.
- Виберіть створення Lead або Deal.
- За потреби вкажіть Pipeline ID і Stage ID.
- Додайте Owner ID і валюту.
- Перевірте з’єднання.
Для Pipedrive можна налаштувати:
- тип створюваного запису;
- воронку;
- етап;
- відповідального;
- валюту угоди.
Кнопка перевірки підключення дає змогу переконатися, що токен, домен і права доступу вказано правильно до запуску форм.
Що перевіряє тест з’єднання
Вбудований тест допомагає виявити:
- неправильний токен;
- помилковий домен;
- відсутність необхідних прав;
- недоступність API;
- проблеми з вихідними запитами на сервері;
- HTTP-помилки зовнішньої платформи.
Успішна перевірка з’єднання ще не гарантує правильність зіставлення полів. Після неї необхідно обов’язково надіслати тестову форму.
Обмеження Lite-версії
FormCourier CRM застосовує глобальне зіставлення для вибраної комбінації форми та системи.
Це означає, що окремі правила для кожного ID форми не підтримуються. Якщо на сайті розміщено кілька форм, бажано використовувати однакові назви полів Contact Form 7 або сумісну структуру WPForms.
Після збереження перевірте:
- чи пов’язано поле email;
- чи правильно вказано телефон;
- чи не переплутано ім’я та прізвище;
- чи передається повідомлення;
- чи підтримується вибране користувацьке поле;
- чи заповнено обов’язкові значення.
Надсилання тестової заявки до CRM
Після налаштування необхідно виконати повноцінну перевірку на фронтенді сайту. Не обмежуйтеся кнопкою тестування з’єднання, оскільки вона перевіряє доступ до API, але не обробляє реальну форму.
Використовуйте тестові дані, які легко знайти в CRM:
- ім’я: Test FormCourier;
- окремий робочий email;
- тестовий номер телефону;
- повідомлення з назвою форми та датою перевірки.
Порядок тестування:
- Відкрийте сторінку з формою як звичайний відвідувач.
- Заповніть усі обов’язкові поля.
- Надішліть форму.
- Перевірте повідомлення про успішне надсилання.
- Відкрийте HubSpot або Pipedrive.
- Знайдіть створений контакт.
- Перевірте лід або угоду, якщо ввімкнено відповідний режим.
- Порівняйте значення із заповненою формою.
- Відкрийте журнал FormCourier CRM.
- Переконайтеся, що операцію завершено успішно.
Що потрібно перевірити в HubSpot
Після тестового надсилання переконайтеся, що:
- контакт знайдено за email або створено;
- ім’я та телефон розміщено у правильних властивостях;
- наявний запис оновлюється під час повторного надсилання;
- угода створюється лише в потрібному режимі;
- угода пов’язана з контактом;
- вибрано правильний етап.
Що потрібно перевірити в Pipedrive
Перевірте:
- створено або оновлено Person;
- правильно вказано email;
- збережено номер телефону;
- створено Lead або Deal;
- запис пов’язаний із контактом;
- вибрано потрібну воронку;
- призначено правильний етап;
- повідомлення додано як Note.
Якщо тестове надсилання завершилося помилкою
Відкрийте журнал і вивчіть повідомлення про результат. Поширені причини:
- неправильний API-токен;
- неправильний домен Pipedrive;
- недостатні дозволи HubSpot;
- відсутній email;
- помилка в назві поля Contact Form 7;
- неправильний ID поля WPForms;
- недійсний Pipeline ID;
- недійсний Stage ID;
- тимчасова недоступність зовнішнього API.
Після виправлення налаштувань надішліть форму повторно.
У Lite-версії немає фонової черги та автоматичного повторення невдалих операцій. Тому в разі помилки необхідно усунути причину та знову виконати тестове надсилання вручну.
FAQ