Коли відвідувач надсилає форму на сайті WordPress, дані не обов’язково переносити до CRM вручну. Інтеграційний плагін може отримати заявку, обробити її відповідно до заданих вами правил і автоматично передати до підключеної системи.
FormCourier CRM Pro створений саме для такого сценарію: він підключає підтримувану форму WordPress до вибраної вами CRM, дає змогу зіставляти поля та налаштовувати спосіб обробки заявок. Тут важливо чітко розуміти різницю: за запитом CRM для WordPress часто можна знайти два різні типи продуктів – повноцінну CRM, яка працює всередині WordPress, та інтеграційний плагін, що підключає сайт до CRM, якою ви вже користуєтеся. FormCourier CRM Pro належить до другого типу. Плагін залишається інструментом інтеграції – усе, що відбувається з клієнтом після передачі даних, обробляє сама CRM.
Що насправді означає автоматична передача лідів до CRM
Інтеграція WordPress із CRM – це підключення між формою на вашому сайті та зовнішньою системою, за якого дані користувача автоматично передаються після надсилання форми. Нікому не потрібно відкривати лист, копіювати ім’я та номер телефону й вручну створювати запис у CRM.
На практиці це особливо корисно для сайтів, які регулярно отримують:
- заявки на послуги;
- запити на консультацію;
- заявки з контактних форм;
- запити від потенційних клієнтів;
- інші заявки від відвідувачів.
Автоматизація скорочує кількість ручних операцій і зменшує ризик помилок, які виникають під час перенесення інформації вручну. Дані також надходять швидше, тому співробітник може одразу почати працювати з лідом без додаткових ручних дій у WordPress.
З технічного погляду інтеграція CRM із WordPress складається з кількох компонентів: форми, інтеграційного плагіна, налаштованого зіставлення полів і підключення до зовнішньої системи. Після надсилання форми FormCourier CRM Pro отримує доступні значення полів і передає їх відповідно до ваших налаштувань.
Важливо чітко розуміти, де розподіляється відповідальність. FormCourier CRM Pro відповідає за передачу даних, але не замінює CRM. Призначення відповідального менеджера, керування статусами, угодами, завданнями або воронкою продажів виконується на стороні CRM.
Як заявки з WordPress потрапляють до CRM
Передача починається після того, як відвідувач заповнює та надсилає підключену форму WordPress. Інтеграційний плагін отримує значення полів, застосовує налаштоване вами зіставлення та формує дані для передачі до зовнішньої системи.
Спрощена схема виглядає так:
- Відвідувач заповнює форму.
- Плагін форм WordPress обробляє заявку.
- FormCourier CRM Pro отримує значення полів.
- Застосовується налаштоване зіставлення полів.
- Дані передаються до підключеної CRM.
- Результат можна перевірити за допомогою інструментів плагіна.
Саме так інтеграція сайту з CRM автоматизує передачу ліда: заявка з’являється на сайті та надходить до CRM без необхідності копіювати дані вручну.
FormCourier CRM Pro підтримує кілька режимів обробки. Дані можна передавати миттєво, обробляти у фоновому режимі або надсилати через чергу. Черга підтримує автоматичні повторні спроби, а журнали та діагностична інформація допомагають визначити причину помилки, якщо передача не вдалася.
| Режим передачі | Коли дані потрапляють до CRM | Що відбувається | Коли використовувати |
|---|---|---|---|
| Миттєвий | Одразу після надсилання форми | Запит до CRM виконується під час надсилання форми; відвідувач очікує на відповідь сервера | Низьке навантаження на сайт, коли трохи повільніша відповідь форми не є проблемою |
| Фоновий | Невдовзі після надсилання | Форма одразу повертає відповідь відвідувачу, а передача до CRM виконується окремим фоновим процесом | Коли потрібна швидка відповідь для відвідувача, а точний момент передачі даних до CRM не є критичним |
| Черга | Із затримкою залежно від стану черги та повторних спроб | Заявка додається до черги; якщо CRM недоступна, через певний час виконуються повторні спроби | Сайти з високим трафіком або нестабільним підключенням до CRM, де втрата ліда неприпустима |
За фонової обробки запис не обов’язково з’явиться у зовнішній системі тієї ж секунди. Тому під час тестування враховуйте вибраний режим передачі та за потреби перевіряйте стан черги й деталі обробки.
Щоб інтегрована з WordPress CRM отримувала правильні значення, одного робочого підключення недостатньо – поля також потрібно правильно зіставити: поле телефону у формі має відповідати полю телефону в CRM, а поле email – полю email.
Які дані з форми можна передавати до CRM
Набір даних, що передаються, залежить від самої форми та полів, доступних у підключеній системі. Якщо форма містить ім’я, телефон, email, повідомлення або додаткові поля, усі вони можуть бути зіставлені з відповідними полями CRM.
Типова структура виглядає так:
| Поле форми WordPress | Поле CRM | Призначення |
|---|---|---|
| Ім’я | Ім’я клієнта | Ідентифікація відправника |
| Телефон | Телефон | Зв’язок із клієнтом |
| Контактні дані | ||
| Повідомлення | Поле коментаря або текстове поле | Зміст звернення |
| Додаткове поле | Відповідне поле CRM | Дані, специфічні для форми |
Точні назви полів залежать від форми та системи, яку ви підключили. Мета зіставлення – передати дані до CRM у зрозумілій структурі, а не як довільний набір значень.
Наприклад, якщо форма містить поля Ім’я, Телефон, Email і Повідомлення, адміністратор може визначити, до якого поля CRM має потрапляти кожне значення. Саме це усуває необхідність вручну вводити дані до CRM після кожної нової заявки.
Крім даних, які вводить відвідувач, FormCourier CRM Pro також працює з UTM-параметрами:
- utm_source;
- utm_medium;
- utm_campaign;
- utm_term;
- utm_content.
За відповідних налаштувань також можна обробляти gclid і fbclid. Це додаткові параметри – вони не завжди збираються та передаються автоматично, а їх використання залежить від конфігурації плагіна.
Як налаштувати інтеграцію CRM для сайту WordPress
Налаштування починається з вибору джерела даних і системи, до якої вони мають передаватися. FormCourier CRM Pro підтримує Contact Form 7, WPForms, Fluent Forms, Forminator, Ninja Forms і Gravity Forms, а також підключається до HubSpot, Bitrix24, Zoho CRM, Pipedrive, NetHunt, KeyCRM, SalesDrive і KeepinCRM.
1. Виберіть плагін форм і потрібну форму
У налаштуваннях вкажіть, який плагін форм ви використовуєте, а потім виберіть форму, заявки з якої має обробляти FormCourier CRM Pro. Це точно визначає джерело даних – плагін не реагуватиме на інші форми сайту, якщо вони не вибрані в налаштуваннях.
2. Виберіть CRM і налаштуйте підключення
Далі виберіть зовнішню систему та введіть необхідні дані для підключення.
Не існує єдиного способу автентифікації, який підходить для всіх CRM – залежно від сервісу можуть знадобитися API-ключі, токени, URL вебхука або інші параметри, які вимагає система.
Після введення даних можна перевірити підключення за допомогою вбудованих інструментів FormCourier CRM Pro.
3. Налаштуйте зіставлення полів
Тепер визначте, до якого поля CRM має передаватися кожне значення з форми. Наприклад:
- Ім’я → ім’я
- Телефон → телефон
- Email → email
- Повідомлення → повідомлення
Фактичний набір полів може відрізнятися – він залежить як від структури форми WordPress, так і від полів, доступних у підключеній системі.
4. Виберіть режим обробки
FormCourier CRM Pro підтримує:
- миттєву передачу;
- фонову обробку;
- чергу.
Ваш вибір визначає, як оброблятиметься заявка після надсилання форми. У режимі черги також доступні повторні спроби.
5. Налаштуйте додаткові дані
За потреби увімкніть передачу UTM-параметрів, gclid і fbclid.
Плагін також підтримує Telegram: коли цю функцію ввімкнено, дані з вхідних заявок дублюються до чату Telegram. Це функція дублювання, а не окрема система сповіщень про події CRM – її не можна використовувати для налаштування окремих повідомлень про успішну передачу, помилки підключення або інші системні події.
6. Надішліть тестову заявку
Після збереження налаштувань заповніть підключену форму тестовими даними та переконайтеся, що вони надійшли до правильних полів CRM. Так можна перевірити інтеграцію CRM із WordPress до того, як почнуть надходити реальні заявки від відвідувачів.
Під час налаштування враховуйте одне важливе обмеження FormCourier CRM Pro: у будь-який момент часу плагін працює з однією вибраною формою та однією вибраною CRM. Плагін не призначений для одночасної передачі даних із кількох форм до різних систем або з однієї форми до кількох CRM.
Керування лідами після їх передачі до CRM
Після успішної передачі даних роботу інтеграційного плагіна завершено. Подальші дії залежать від CRM та її налаштувань.
Тому зручно розділяти весь процес на дві окремі частини:
- Як заявка передається з WordPress до зовнішньої системи.
- Що CRM робить після отримання даних.
FormCourier CRM Pro відповідає за першу частину: він обробляє заявку з форми, застосовує зіставлення полів, передає дані та надає технічні інструменти для перевірки результату.
Керування угодами, призначення відповідальних співробітників, зміна етапів, автоматизація продажів та подібні процеси є функціями CRM – інтеграційний плагін їх не виконує.
Під час вибору CRM для роботи з такими заявками також варто заздалегідь визначити, які саме поля потрібні вашій команді. Для одного сайту може бути достатньо імені, телефону та повідомлення, а для іншого також знадобляться email, тип послуги та маркетингові параметри.
Після запуску інтеграції варто регулярно перевіряти кілька речей: чи з’явився запис у зовнішній системі, чи правильно передалися значення та чи немає помилок обробки. Саме для цього FormCourier CRM Pro надає тест підключення, журнали, діагностичну інформацію та інструменти роботи з чергою.
Повторюйте цю перевірку після будь-яких важливих змін – перемикання форми, зміни зіставлення полів або оновлення облікових даних API – щоб виявити проблему до того, як вона вплине на реальні заявки від відвідувачів.
FAQ
